Schoolpoort

ALGEMENE VOORWAARDEN, INSTEMMINGSVERKLARING EN PRIVACY STATEMENT


Versie 1.0 dd. 14-02-2018

ORGANISATIE

Schoolpoort is online applicatie die wordt aangeboden door de Stichting Onderwijsdata, gevestigd aan de Deymanstraat 18K te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 604 19 733. De Stichting Onderwijsdata is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor meer informatie daarover kunt u terecht bij https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

HET DIGITAAL PORTFOLIO

De Onderwijsinstelling, hierna 'de School', maakt gebruik van Schoolpoort; een applicatie voor scholen in het Primair- en Voortgezet Onderwijs. In dat kader heeft de School Stichting Onderwijsdata opdracht gegeven om persoonsgegevens van de leerlingen te verwerken en om de communicatie tussen ouders en de school te faciliteren.

De applicatie betreft een online digitaal portfolio ten behoeve van de opslag van gegevens. Basisscholen of middelbare scholen mogen verschillende gegevens over een leerling bewaren in het zogeheten digitaal portfolio. Dit portfolio maakt het mogelijk om de ontwikkeling, het gedrag en leerprestaties van een leerling systematisch in beeld te brengen en te volgen. Het portfolio geeft ouders bovendien, nadat zij zich toegang hebben verschaft, inzage in die gegevens.

Het portfolio bestaat uit administratieve gegevens, bijzondere persoonsgegevens en informatie die nodig is voor het onderwijs aan en de begeleiding van de leerling en kan de volgende gegevens over een leerling (en hun gezinssituatie) bevatten:

  • Gegevens over in- en uitschrijving;
  • Gegevens over afwezigheid;
  • Adresgegevens;
  • Gegevens die nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt;
  • Onderwijskundige gegevens
  • Gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen;
  • Gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling;
  • Verslagen van gesprekken met de ouders;
  • Resultaten van eventueel psychologisch onderzoek;
  • Foto's en documenten

Gelet op de aard van de verwerking van persoonsgegevens in een digitaal portfolio en het feit dat kinderen extra kwetsbaar zijn, moeten onderwijsinstellingen en de applicatie zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. U heeft daarom inzage in alle gegevens en wordt, door de applicatie in gebruik te nemen, strikt genomen zelfs eigenaar van die gegevens. Hieronder leest u welke rechten en voorwaarden er voor u als gebruiker verbonden zijn aan het gebruik van de applicatie.

HET RECHT OP INZAGE

Kinderen van 16 jaar of ouder hebben zelf recht op inzage in hun leerlingdossier. Bij een leerling jonger dan 16 jaar heeft de wettelijk vertegenwoordiger namens het kind recht op inzage. De wettelijk vertegenwoordiger van een kind is degene die gezag heeft over het kind. Gezag wordt meestal door één of beide ouders uitgeoefend. Een ouder met gezag over een kind jonger dan 16 jaar heeft dus recht op inzage in het dossier van het kind. Heeft een ouder niet (meer) het gezag over het kind, zoals soms het geval is na een echtscheiding? Dan heeft deze ouder geen recht op inzage in het dossier van zijn of haar kind. Wel heeft de ouder recht op belangrijke informatie over het kind, zoals de schoolprestaties. Maar dit geldt alleen als het belang van het kind hiermee niet wordt geschaad.

De school van het kind moet vóór het verstrekken van informatie een afweging maken tussen het belang van de ouder(s) en dat van het kind. De school zal zware argumenten moeten aanvoeren om een ouder niet te informeren. Alleen als blijkt dat het geven van informatie nadelig is voor het kind, mag de school de informatie weigeren.

INSTELLINGEN EN COOKIES

In sommige gevallen worden, om optimaal gebruik te kunnen maken van de applicatie, via de browser op de computer van de gebruiker zogenaamde 'cookies' geplaatst. Via deze cookies worden zogenaamde 'sessiegegevens' opgeslagen zoals een gebruikersidentificatie en laatst gebruikte instellingen. Deze methodiek wordt ingezet om het gemak voor gebruikers. Zo kunnen bepaalde keuzes onthouden worden voor een volgend bezoek aan die pagina.

PERSOONSGEGEVENS

Om gebruik te kunnen maken van de applicatie krijgt iedere gebruiker een eigen account. Dit account is gekoppeld aan de school waar de gebruiker als medewerker van de school, ouder of leerling mee verbonden is. Nadat u zich heeft geregistreerd kunt u als gebruiker persoonsgegevens zelf invullen en bijhouden en, in sommige gevallen, ook zelf expliciet aangeven wie de informatie mag inzien.

Medewerkers van de school kunnen bepaalde gegevens automatisch inzien uit hoofde van hun functie en/of informatie toevoegen aan het portfolio. U heeft als ouder/wettelijk vertegenwoordiger via de applicatie steeds toegang tot uw eigen gegevens en tot het digitaal portfolio van uw kind(eren) en heeft daardoor inzage in de gegevens die binnen dat digitale portfolio worden opgeslagen.

De persoonsgegevens van gebruikers zullen door de medewerkers van de Stichting Onderwijsdata en/of aan medewerkers van de applicatie niet worden ingezien behalve als een gebruiker hiertoe uitdrukkelijk toestemming voor verleent ten behoeve van het verlenen van support. Alle medewerkers hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Meer informatie over de wijze waarop de Stichting Onderwijsdata in opdracht van de School omgaat met de gegevens van de leerlingen vindt u hier: www.schoolpoort.nl/privacy

MEENEMEN VAN GEGEVENS

Stichting Onderwijsdata zorgt er, in opdracht van de School, voor dat u de persoonsgegevens van uw kind(eren) eenvoudig en zonder kosten meekrijgt bij het beëindigen van de overeenkomst tussen de School en Stichting Onderwijsdata, of wanneer uw kind(eren) de School verlaten. U houdt dan gedurende twee jaar de beschikking over de binnen de applicatie bekende gegevens en kunt, bij het kiezen van een andere school, deze gegevens eventueel verstrekken aan die andere school.

DATAOPSLAG

Voor elke interactie met de applicatie kunnen een aantal gegevens naar een digitaal bestand worden geschreven. Dit zijn de bezochte pagina, het type browser of apparaat en technische gegevens zoals het IP-adres, database statements en de tijd die de interactie in beslag nam. Deze 'verkeersgegevens' worden door de applicatie geanalyseerd voor wat betreft het optreden van systeemfouten en performance-issues, met als doel de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de applicatie te verbeteren.

GEBRUIK VAN GEGEVENS DOOR GEBRUIKERS ZELF

Het opslaan van gegevens gebeurt primair ten behoeve van de gebruikers. Scholen die de applicatie gebruiken kiezen ervoor om zo transparant mogelijk te zijn. Ouders/wettelijk vertegenwoordigers en/of leerlingen worden, in formele zin, dan ook eigenaar van die gegevens. In de overeenkomst tussen de school en de Stichting Onderwijsdata hebben scholen zich daaraan geconformeerd.

Gebruikers houden in principe zelf hun gegevens bij maar u bent als gebruiker (ouders, leerlingen en/of medewerkers van de school) niet verplicht om persoonsgegevens in te vullen. Het is voor de school, in het belang van de schooladministratie, wel belangrijk dat gebruikers hun eigen gegevens actueel houden zodat de school de gegevens in haar administratiesyste(e)men kan opnemen of overnemen. Daar waar het gegevens betreft die onderdeel uitmaken van de onderwijsovereenkomst die u met de school hebt gesloten, zijn medewerkers van de school bovendien in staat om gegevens te wijzigen of toe te voegen.

Ouders hebben binnen de applicatie de keus om (een deel van) de gegevens ook open te stellen richting andere ouders of derden, zoals in het geval van eventuele communicatie (chat) met andere ouders of medewerkers van de school.

De applicatie wordt door leerlingen ook gebruikt om zelf invulling te geven aan hun (digitaal) portfolio en leerlingen worden daarbij in de gelegenheid gesteld om gegevens met ouders en/of medewerkers van de school te delen. Daarnaast biedt de applicatie leerlingen de mogelijkheid om met andere leerlingen te communiceren via een veilige 'chat' applicatie. Op die manier kunnen zij, bijvoorbeeld ten behoeve van samenwerking, informatie delen met andere leerlingen of medewerkers van de school.

DELEN VAN GEGEVENS MET DERDEN

U bepaalt als ouder/wettelijk vertegenwoordiger of er vanuit de applicatie gegevens over uw kind(eren) mogen worden gedeeld met derden, in aanvulling op het wettelijk verplicht delen van gegevens door de School met andere onderwijs- en overheidsinstanties. Ook stemt u, wanneer u op 'AKKOORD' klikt, ermee in dat de zgn. Profielfoto's kunnen worden gebruikt om klassen- of groeps-overzichten te creëren, waardoor het makkelijker wordt voor medewerkers van de school en voor gebruikers onderling om gebruikers te herkennen. U kunt profielfoto's en gegevens toevoegen aan het in de applicatie opgenomen portfolio van uw kind(eren) en/of deze wijzigen, en daarbij aangeven met welke partijen die gegevens al dan niet gedeeld mogen worden.

Uw gegevens en die van uw kind(eren) worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden of publieke doeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming. De applicatie gebruikt alleen geanonimiseerde data voor statistische doeleinden. De applicatie maakt bovendien geen koppeling met commerciële partijen. Het kan echter wel zo zijn dat, ten behoeve van het verstrekken van toegang tot lesmateriaal, de school aan Schoolpoort verzoekt om de applicatie te koppelen met systemen van uitgevers van lesmateriaal, zodat leerlingen makkelijker kunnen inloggen in onderwijssystemen. In dergelijke gevallen zullen deze partijen een zogenaamde 'Bewerkersovereenkomst' moeten zijn aangegaan met de school en staat de school daarmee garant voor correcte verwerking van gegevens binnen de kaders van de Wet.

VERWERKERSOVEREENKOMST

De PO-Raad en VO-raad sloten in 2015 een Convenant privacy met aanbieders van digitale leermiddelen en ondersteunende digitale systemen. In dit convenant hebben zij samen afspraken gemaakt over hoe zij veilig met leerlinggegevens zullen omgaan. Dat werd in 2018 vervolgens door de AVG geregeld. Met deze Verwerkersovereenkomst kunnen scholen goede afspraken maken met uitgevers als ze bijvoorbeeld nieuw digitaal leermateriaal van een uitgever willen kopen. Dit is erg belangrijk omdat scholen steeds meer digitale leermiddelen en systemen gebruiken. Het convenant en de Verwerkersovereenkomst zijn in juni 2016 uitgebreid. In de nieuwe versie zijn naast afspraken over leermiddelen ook afspraken opgenomen voor digitale toetsen, school- en Leerling Informatie Systemen.

Tussen de school en de Stichting Onderwijsdata is een Bewerkersovereenkomst gesloten. Indien u deze wenst in te zien dient u daartoe contact op te nemen met de school. Meer informatie kunt u bovendien vinden op de website www.privacyconvenant.nl

VERWIJDEREN VAN GEGEVENS

Gebruikers kunnen op elk moment zelf hun persoonsgegevens en/of cookies verwijderen. In het kader van de Wettelijke Bewaarplicht waaraan scholen zich richting de Overheid dienen te conformeren slaat de applicatie gegevens op van gebruikers. In het algemeen geldt dat een school het leerlingdossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan. In sommige situaties legt de wet een langere bewaartermijn op. Bijvoorbeeld:

  • In het lager en voortgezet onderwijs moeten gegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving 5 jaar bewaard blijven nadat de leerling is uitgeschreven.
  • Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet een school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
  • In het Examenbesluit staat onder meer dat het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens 6 maanden bewaard moet worden.
  • Adresgegevens (oud)leerlingen
  • Een school mag adresgegevens van (oud)leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies.

De Stichting Onderwijsdata verwijdert alleen dan gegevens van gebruikers als hiertoe een verzoek wordt gedaan door de schooldirectie, met uitzondering van situaties waarbij de gebruiker zelf een dergelijk verzoek indient en daartoe, op grond van de Wet en de AVG, gemachtigd is.

GEBRUIKERSNAMEN EN WACHTWOORDEN

Gebruikers kunnen zelf hun gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen. Medewerkers van de school en/of van De Stichting Onderwijsdata hebben geen inzage in deze gegevens. U kunt uw gegevens zelf wijzigen op de zgn. profielpagina.

AANPASSINGEN EN VERSIEBEHEER

De applicatie is continue in ontwikkeling. Het is daarom mogelijk dat deze algemene voorwaarden en privacy policy in de toekomst worden aangepast. Veranderingen zullen gecommuniceerd worden via nieuwsbrieven.

VRAGEN EN CONTACT

Heeft u vragen of opmerkingen over de werking? Stuur uw vraag naar support@schoolpoort.nl

Met vriendelijke groet,
Schoolpoort Support



Schoolpoort

Schoolpoort is een platform voor gepersonaliseerd leren via digitale portfolio's dat wordt ontwikkeld in samenwerking met de VU Universiteit. Het talent van leerlingen en gebruikersvriendelijkheid voor scholen staan centraal. De privacy van alle gebruikers is volledig gegarandeerd. Wil je meer weten? Ga dan naar www.schoolpoort.nl