ALGEMENE VOORWAARDEN, INSTEMMINGSVERKLARING EN PRIVACY
STATEMENT Versie 4.0 dd. 02-05-2019 |
ORGANISATIE Schoolpoort is online applicatie
die wordt aangeboden door de Stichting Onderwijsdata, gevestigd aan de
Deymanstraat 18K te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
onder nummer 604 19 733. De Stichting Onderwijsdata is aangemeld bij de Autoriteit
Persoonsgegevens. Voor meer informatie daarover kunt u terecht bij https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ HET DIGITAAL PORTFOLIO De Onderwijsinstelling, hierna
'de School', maakt gebruik van Schoolpoort; een applicatie voor scholen in
het Primair- en Voortgezet Onderwijs. In dat kader heeft de School Stichting
Onderwijsdata opdracht gegeven om persoonsgegevens van de leerlingen te
verwerken en om de communicatie tussen ouders en de school te faciliteren. De applicatie betreft een online
digitaal portfolio ten behoeve van de opslag van gegevens. Scholen mogen
verschillende gegevens over een leerling bewaren in het zogeheten digitaal
portfolio. Dit portfolio maakt het mogelijk om de ontwikkeling en leerprestaties
van een leerling systematisch in beeld te brengen en te volgen. Het portfolio
geeft ouders bovendien, nadat zij zich toegang hebben verschaft, inzage in
die gegevens. Het portfolio bestaat uit
administratieve gegevens, bijzondere persoonsgegevens en informatie die nodig
is voor het onderwijs aan, en de begeleiding van, de leerling en kan daarom
ook de volgende gegevens over een leerling (en hun gezinssituatie) bevatten: •
Gegevens
over in- en uitschrijving; •
Gegevens
over afwezigheid; •
Adresgegevens; •
Gegevens die
nodig zijn om te berekenen hoeveel geld de school krijgt; •
Onderwijskundige
gegevens •
Gegevens
over de gezondheid die nodig zijn voor speciale begeleiding of voorzieningen; •
Gegevens
over de vorderingen en de resultaten van de leerling; •
Verslagen
van gesprekken met de ouders; •
Resultaten
van eventueel psychologisch onderzoek; •
Foto's en
documenten Gelet op de aard van de
verwerking van persoonsgegevens in een digitaal portfolio en het feit dat
kinderen extra kwetsbaar zijn, moeten onderwijsinstellingen en de applicatie
zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. U heeft daarom inzage in alle
gegevens en wordt, door de applicatie in gebruik te nemen, strikt genomen
zelfs eigenaar van die gegevens. Hieronder leest u welke rechten en
voorwaarden er voor u als gebruiker verbonden zijn aan het gebruik van de
applicatie. HET RECHT OP INZAGE Kinderen van 16 jaar of ouder
hebben zelf recht op inzage in hun dossier. Bij een leerling jonger dan 16 jaar
heeft de wettelijk vertegenwoordiger namens het kind recht op inzage. De
wettelijk vertegenwoordiger van een kind is degene die gezag heeft over het
kind. Een ouder met gezag over een kind jonger dan 16 jaar heeft dus recht op
inzage in het dossier van het kind. Heeft een ouder niet (meer) het gezag
over het kind, zoals soms het geval is na een echtscheiding, dan heeft deze
ouder geen recht op inzage in het dossier van zijn of haar kind. De school van het kind moet voor
het verstrekken van informatie een afweging maken tussen het belang van de
ouder(s) en dat van het kind. De school zal zware argumenten moeten aanvoeren
om een ouder niet te informeren. Alleen als blijkt dat het geven van
informatie nadelig is voor het kind, mag de school de informatie weigeren. INSTELLINGEN EN COOKIES In sommige gevallen worden, om
optimaal gebruik te kunnen maken van de applicatie, via de browser op de
computer van de gebruiker zogenaamde 'cookies' geplaatst. Via deze cookies
worden zogenaamde 'sessie gegevens' opgeslagen zoals een
gebruikersidentificatie en laatst gebruikte instellingen. Deze methodiek
wordt ingezet om het gemak voor gebruikers. Zo kunnen bepaalde keuzes
onthouden worden voor een volgend bezoek aan die pagina. PERSOONSGEGEVENS Om gebruik te kunnen maken van de
applicatie krijgt iedere gebruiker een eigen account. Dit account is
gekoppeld aan de school waar de gebruiker als medewerker van de school, ouder
of leerling mee verbonden is. Nadat u zich heeft geregistreerd kunt u als
gebruiker persoonsgegevens zelf invullen en bijhouden en, in sommige
gevallen, ook zelf expliciet aangeven wie de informatie mag inzien. Medewerkers van de school kunnen
bepaalde gegevens automatisch inzien uit hoofde van hun functie en/of
informatie toevoegen aan het portfolio. U heeft als ouder/wettelijk
vertegenwoordiger via de applicatie steeds toegang tot uw eigen gegevens en
tot het digitaal portfolio van uw kind(eren) en heeft daardoor inzage in de
gegevens die binnen dat digitale portfolio worden opgeslagen. De persoonsgegevens van
gebruikers zullen door de medewerkers van de Stichting Onderwijsdata en/of
aan medewerkers van de applicatie niet worden ingezien behalve als een
gebruiker hiertoe uitdrukkelijk toestemming voor verleent ten behoeve van het
verlenen van support. Alle medewerkers hebben hiervoor een
geheimhoudingsverklaring ondertekend. Meer informatie over de wijze
waarop de Stichting Onderwijsdata in opdracht van de School omgaat met de
gegevens van de leerlingen vindt u hier: www.schoolpoort.nl/privacy MEENEMEN VAN GEGEVENS Stichting Onderwijsdata zorgt er,
in opdracht van de School, voor dat u de persoonsgegevens van uw kind(eren)
eenvoudig en zonder kosten meekrijgt na afloop van de overeenkomst tussen de
School en Stichting Onderwijsdata, of wanneer uw kind(eren) de School
verlaten. U houdt dan gedurende twee jaar de beschikking over de binnen de
applicatie bekende gegevens en kunt, bij het kiezen van een andere school,
deze gegevens eventueel verstrekken aan die andere school. DATAOPSLAG Alle gegevens (waaronder ook
eventuele kopieen van gegevens) worden, conform de Wetgeving, opgeslagen op
servers binnen de EU. Voor elke interactie met de
applicatie kunnen een aantal gegevens naar een digitaal bestand worden
geschreven. Dit zijn de bezochte pagina, het type browser of apparaat en
technische gegevens zoals het IP-adres, database statements en de tijd die de
interactie in beslag nam. Deze 'verkeersgegevens' worden door de applicatie
geanalyseerd voor wat betreft het optreden van systeemfouten en
performance-issues, met als doel de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van
de applicatie te verbeteren. GEBRUIK VAN GEGEVENS DOOR
GEBRUIKERS ZELF Het opslaan van gegevens gebeurt
primair ten behoeve van de gebruikers. Scholen die de applicatie gebruiken
kiezen ervoor om zo transparant mogelijk te zijn. Ouders/wettelijk
vertegenwoordigers en/of leerlingen worden, in formele zin, dan ook eigenaar
van die gegevens. In de overeenkomst tussen de school en de Stichting
Onderwijsdata hebben scholen zich daaraan geconformeerd. Gebruikers houden in principe
zelf hun gegevens bij maar u bent als gebruiker (ouders, leerlingen en/of
medewerkers van de school) niet verplicht om persoonsgegevens in te vullen.
Het is voor de school, in het belang van de schooladministratie, wel
belangrijk dat gebruikers hun eigen gegevens actueel houden zodat de school
de gegevens in haar administratiesysteem kan opnemen of overnemen. Daar waar
het gegevens betreft die onderdeel uitmaken van de onderwijsovereenkomst die
u met de school hebt gesloten, zijn medewerkers van de school bovendien in
staat om gegevens te wijzigen of toe te voegen. Ouders hebben binnen de
applicatie de keus om (een deel van) de gegevens ook open te stellen richting
andere ouders of derden, zoals in het geval van eventuele communicatie (chat)
met andere ouders of medewerkers van de school. De applicatie wordt door
leerlingen ook gebruikt om zelf invulling te geven aan hun (digitaal)
portfolio en leerlingen worden daarbij in de gelegenheid gesteld om gegevens
met ouders en/of medewerkers van de school te delen. Daarnaast biedt de
applicatie leerlingen de mogelijkheid om met andere leerlingen te
communiceren via een veilige 'chat' applicatie. Op die manier kunnen zij,
bijvoorbeeld ten behoeve van samenwerking, informatie delen met andere
leerlingen of medewerkers van de school. DELEN VAN GEGEVENS MET DERDEN U bepaalt als ouder/wettelijk
vertegenwoordiger of er vanuit de applicatie gegevens over uw kind(eren)
mogen worden gedeeld met derden, in aanvulling op het wettelijk verplicht
delen van gegevens door de School met andere onderwijs- en
overheidsinstanties. Ook stemt u, wanneer u op 'AKKOORD' klikt, ermee in dat
de zgn. Profielfoto's kunnen worden gebruikt voor klassen- of
groepsoverzichten, waardoor het makkelijker wordt voor medewerkers van de
school en voor gebruikers onderling om gebruikers te herkennen. U kunt
profielfoto's en gegevens toevoegen aan het in de applicatie opgenomen
portfolio van uw kind(eren) en/of deze wijzigen. Uw gegevens en die van uw
kind(eren) worden niet met derden gedeeld voor commerciele doeleinden of
publieke doeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming. De applicatie
gebruikt alleen geanonimiseerde data voor statistische doeleinden. De
applicatie maakt bovendien geen koppeling met commerciele partijen. Het kan
echter wel zo zijn dat, ten behoeve van het verstrekken van toegang tot
lesmateriaal, de school aan Schoolpoort verzoekt om de applicatie te koppelen
met systemen van uitgevers van lesmateriaal, zodat leerlingen makkelijker
kunnen inloggen in onderwijssystemen. In dergelijke gevallen zullen deze
partijen een zogenaamde ‘Verwerkersovereenkomst' moeten zijn aangegaan met de
school en staat de school daarmee garant voor correcte verwerking van
gegevens binnen de kaders van de Wet. VERWERKERSOVEREENKOMST De PO-Raad en VO-raad sloten in
2015 een Convenant privacy met aanbieders van digitale leermiddelen en
ondersteunende digitale systemen. In dit convenant hebben zij samen afspraken
gemaakt over hoe zij veilig met leerlinggegevens zullen omgaan. Dat werd in
2018 vervolgens door de AVG geregeld. Met deze Verwerkersovereenkomst kunnen
scholen goede afspraken maken met uitgevers als ze bijvoorbeeld nieuw
digitaal leermateriaal van een uitgever willen kopen. Dit is erg belangrijk
omdat scholen steeds meer digitale leermiddelen en systemen gebruiken. Het
convenant en de Verwerkersovereenkomst zijn in juni 2016 uitgebreid. In de
nieuwe versie zijn naast afspraken over leermiddelen ook afspraken opgenomen
voor digitale toetsen, school- en Leerling Informatie Systemen. Tussen de school en de Stichting
Onderwijsdata is een Bewerkersovereenkomst gesloten. Indien u deze wenst in
te zien dient u daartoe contact op te nemen met de school. Meer informatie
kunt u bovendien vinden op de website www.privacyconvenant.nl VERWIJDEREN VAN GEGEVENS Gebruikers kunnen op elk moment
zelf hun persoonsgegevens en/of cookies verwijderen. In het kader van de
Wettelijke Bewaarplicht waaraan scholen zich richting de Overheid dienen te
conformeren slaat de applicatie gegevens op van gebruikers. In het algemeen
geldt dat een school het leerlingdossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling
van school is gegaan. In sommige situaties legt de wet een langere
bewaartermijn op. Bijvoorbeeld: •
In het lager
en voortgezet onderwijs moeten gegevens over verzuim/afwezigheid en in- en
uitschrijving 5 jaar bewaard blijven nadat de leerling is uitgeschreven. •
Gegevens
over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is
doorverwezen, moet een school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren. •
In het
Examenbesluit staat onder meer dat het centraal examen, inclusief de
cijferlijsten, minstens 6 maanden bewaard moet worden. •
Adresgegevens
(oud)leerlingen •
Een school
mag adresgegevens van (oud)leerlingen bewaren voor het organiseren van
reunies. De Stichting Onderwijsdata
verwijdert alleen dan gegevens van gebruikers als hiertoe een verzoek wordt
gedaan door de schooldirectie, met uitzondering van situaties waarbij de
gebruiker zelf een dergelijk verzoek indient en daartoe, op grond van de Wet
en de AVG, gemachtigd is. GEBRUIKERSNAMEN EN WACHTWOORDEN Gebruikers kunnen zelf hun
gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen. Medewerkers van de school en/of van De
Stichting Onderwijsdata hebben geen inzage in deze gegevens. U kunt uw
gegevens zelf wijzigen op de zgn. profielpagina. AANPASSINGEN EN VERSIEBEHEER De applicatie is continue in
ontwikkeling. Het is daarom mogelijk dat deze algemene voorwaarden en privacy
policy in de toekomst worden aangepast. Veranderingen zullen gecommuniceerd
worden via nieuwsbrieven. VRAGEN EN CONTACT Heeft u vragen of opmerkingen
over de werking? Stuur uw vraag naar support@schoolpoort.nl |
Schoolpoort
is een platform voor gepersonaliseerd leren via digitale portfolio's dat
wordt ontwikkeld in samenwerking met de VU Universiteit. Het talent van
leerlingen en gebruikersvriendelijkheid voor scholen staan centraal. De
privacy van alle gebruikers is volledig gegarandeerd. Wil je meer weten? Ga
dan naar www.schoolpoort.nl |